Търсене в сайта
 
 
Съвети
Как да печелим партньори в бизнеса?
Как да напишем оферта?
Как да отговорим на рекламация?
Тайните на електронната кореспонденция
Във всеки подарък има послание

Как да печелим партньори в бизнеса?

Когато избираш своите партньори или бъдещи колеги, мълчаливите послания на лицето, жестовете и погледа допълват думите, които чуват хората срещу нас. Психолозите подчертават, че предварителното обмисляне на срещата и поведенито ни са част от първите стъпки към успешното представяне. Кои обаче са те?

* Когато бизнесмен ви покани за сериозна среща, преговори или конфенденциален разговор, предварително уточнете кой ще присъства на срещата, какви документи или материали трябва да донесете и колко време ще ви бъде отделено за разговора. Никой сериозен бизнесмен не обича да му губят времето и да запознава с хора, които не е поканил в офиса си.

* Предварително подгответе представянето на бизнеса си с цифри и факти, на идеите си или конкретното предложение, което ще направите на партньора или на бъдещия си съдружник. Не сериозно е да предлагате общ бизнес без доказване на обезпечеността на фирмата - движимо и недвижимо имущество, банкови гаранции и т.н.

* Внимателно обмислете не само думите и поведението си, особено, ако за първи път ще се срещате с непознат колега или партньор, но и начина на обличане и представяне. Вашият външен вид говори не само лично за вас, а и компанията или фирмата, която представяте в момента. Вашето възпитание, излъчване и комуникация може да предреши изхода на бизнес разговора далеч преди да се стигне до някаква оферта или предложение.

* В средите на бизнеса наблюдението и взимането на решение за обща работа или съдружие, не свършват със затварянето на вратата. От изключително значение е фактът дали ще спазите срока за поискани след това допълнителни данни, гаранции или препоръки. И как ще подготвите необходимата документация след срещата, как ще благодарите по-късно за отделеното време и за разговора.

Грешките или гафовете в комуникациите или в етикета са част от неуспешното ни представяне в дадена бизнес ситуация. Недопустимо е да представяме фалшиви преференции или несъществуващи парични гаранции, за които е въпрос на време да бъдат проверени. Недопустимо е да носим на първа работна среща скъпа бутилка или подарък, без да познаваме лично вкусовете на партньорите ни. Недопустимо е да правим непремерени мъжки комплименти на жената-партньор, не само насаме, но и в присъствие на непознати хора. Не трябва да закъсняваме за определената бизнес среща, както и да паркираме колата си на служебния паркинг на фирмата, ако там няма изрично отбелязани места за външни посетители. Не трябва да разпитваме партньора си за семейните му или личните проблеми, дори те да са публично известни, както и да отидем до бюрото му и да разглеждаме поставените там снимки и лични вещи... Помнете - за общ бизнес се търси не само интелигентният и опитен партньор, но и отговорния и дискретния съдружник, който ще защитава и ще представя професионално фирмата и пред клиентите, и пред конкурентите.

д-р Соня Алексиева, PR консултант

Как да напишем оферта?

От пощенските кутии на всички в кооперацията ни стърчат сгънати на две ксероксни копия на големи листове, без плик. Писмата са без обръщение и без подпис, без фирмен знак и с леко размазан шрифт, както се получават текстовете при преснимане в хиляди екземпляри. "Офертата" гласи, че можем да платим изгодно кабелен Интернет, ако звъннем на тел ... до края на месеца. На следващия ден повечето от листовете са на земята във входа или около кофата за боклук отпред на кооперацията. С офертата целим да предложим изгодно как да продадем нашата услуга, продукт, изделие и др.; как да "продадем" най-добре името на нашата компания или фирма; нашите професионални възможности като специалисти. Ето защо офертата трябва да е кратка, ясна и изчерпателна по отношение на възможности, цени, срокове и отстъпки. Тя няма за цел да разказва подробно за продукта или да представя надълго фирмата, тя цели да привлече вниманието, интереса към конкретно предложение и да предизвика конкретно решение. В практиката има т. нар. "твърди" и "свободни" оферти. Първите предполагат точен адресат и точни предложения в цени и асортименти, където не можете да отстъпвате, камо ли да шикалкавите при притискане от страна на клиента. При вторите - например оферти, които предполагат по-голям избор и комбинации /екскурзии, почивки и др./.

Задължително е при изготвяне на офертата да се използват стандартни изречения, които още в началото въвеждат към услугите, които предлагаме. Такива са например: "Имаме удоволствието да предложим на Вашето внимание... Сигурни сме, че Вие и Вашите партньори ще останете доволни...Вашата компания ще оцени специалното предложение, които Ви отправяме на преференциални цени....Сигурни сме, че Вашата фирма ще се възползва от 10-процентна отстъпка, която предлагаме за редовните ни клиенти..." Винаги в една оферта трябва категорично да наблегнем на конкретните предложения, които правим - преференциални цени, сезонни намаления, отстъпки за партньори и постоянни клиенти. Те се изписват с точни цифри и не е нахално да наблегнем на тях - "Вие ще спечелите 10-процента отстъпка от цената, ако направите своята заявка до края на месеца...Само в рамките на изложението ни от...до... Вие ще можете да купите на преференциални цени изделията от тази продуктова гама...". Накрая всяка оферта задължително трябва да завърши с директна покана за връщане на отговора; с уточняване на крайните срокове за поръчка или покупка; с посочване на координатите за връзка с фирмата. Нашата оферта ще бъде правилно направена, ако при изготвянето й спазваме няколко стандартни стъпки, които обаче означават за партньорите и клиентите професонално отношение и умение да насърчаваме продажбите:

* нека пишем убедително и интересно за стоките или услугите си, за да мотивираме да ги потърсят; нека наблегнем на качеството, асортимента и добрата цена на продуктите, за да предизвикаме интерес да се купят;

* нека покажем, че познаваме добре изискванията, възможностите и интересите на клиентите, за да оценят ексклузивните позиции в офертата ни;

* нека използваме директно изразите "Вашата компания, Вашата фирма, Вашите желания, Вие лично, Вашите изисквания, Вашия интерес..."; нека при писането наблягаме на глаголи като предпочитани, полезни, харесвани и на прилагателни като изключителни, надеждни, специални;

* нека проявяваме категоричност в цените при т. нар. "твърди" оферти и повече гъвкавост в отстъпките при т.нар. "свободни" оферти;
Накрая към готовата, подготвена на фирмена бланка оферта, внимателно проверена за граматически и правописни грешки, добре оформена графично, трябва да се прибавят и някои документи. Това са визитната ни картичка; референции от клиенти, които вече познават продукта или услугата; мостри от продукта; ако имаме - рекламен каталог; ако имаме - талон за отстъпка и др. Вече знаете как се изготвя пофесионално една оферта с бизнес предложение.

д-р Соня Алексиева

Как да отговорим на рекламация?

Когато хората от екипа отворят и последните два получени кашона с очакваните за промоцията ни сувенири, виждаме с ужас, че половината от тях са смачкани и съсипани. Вместо очакваните 120 бройки, между остатъците събираме едва 80... Недопустимо е в сериозния бизнес, но и това се случва - да получим писмо за рекламация, в което наши партньори или клиенти реагират спрямо некоректна или закъсняла доставка, некачествена услуга и др. Нормално е потребителите да поискат сметка за погрешно адресирана пратка или повредена по време на изпращането стока. Всичко това е удар по нашия професионализъм и трябва моментално да реагираме, за да покажем убедително, че случилото се не е умишлено и наистина съжаляваме за създадения проблем на бизнес партньорите си. Практиката показва, че последователните стъпки в бизнес писмата по повод на рекламациите изискват:

* да поемем инициативата за случилото се и веднага да телефонираме на партньора или клиента, за да изкажем лично извиненията си за създадения проблем;
* да приготвим писмен отговор, в който делово и любезно да поемем вината за случилото се или да обясним пропуските, направени от нашия подизпълнител, ако има такъв по веригата;
* да се извиним за причиненото неудобство, като ясно съобщим как ще компенсираме щетите или вредите;
* да дадем конкретно решение на проблема - колкото и да не ние приятно, нека ясно заявим, че нашата компания или организация носят отговорност за случилото се, без да го оспорваме или прехвърляме вината на друг.
* да запазим максимално доверието в клиентите си като обясним причините за случилото се и мерките, които незабавно сме взели за изясняване и изчистване на случая.
* да благодарим в отделен абзац на писмото за получената информация и за изпратената навреме рекламация до производителя или дистрибутора.
* да не премълчаваме получената рекламация - недопустимо е да я пренебрегнем или покрием, в очакване че бурята ще се размине.
* да отхвърлим любезно, но категорично получена рекламация до фирмата, ако имаме доказателства, че тя е неоснователна или е изпратена до погрешен адресат.
И накрая нормално е да завършим писмото с покана за лична среща, ако ситуацията е кризисна и налага това, за да запазим клиента си в бизнеса. В последните изречения трябва да благодарим за отделеното време и още веднъж да потвърдим желанието си за ползотворна съвместна работа, независимо от инцидентната ситуация.

д-р Соня Алексиева, PR консултант

Тайните на електронната кореспонденция

Всеки ден в обедната почивка бързам да съм първа в бизнес центъра на хотела, за да мога между дискусиите и събитията на конгресната програма да прегледам електронната си поща за спешни съобщения и новини. Съобразявам се и с ограниченото си време, и с таксата за Интернет, която плащам в петзвездния хотел - прехвърлям набързо десетките мейлове с поглед, втренчен в прозорчето subject. Там обаче, не винаги има информация за съобщението и трябва да се отваря целия е-mail... Компютърът и съвременните електронни средства промениха и традиционните правила, които бяха закон в писменото общуване. Фактите с които само електронната поща промени всекидневието ни са пред очите на всеки, който прави сериозен бизнес: бързо и ефективно общуване; бърза и сигурна обратна връзка; бърза и опростена служебна и лична кореспонденция; гарантирано писмено копие на документацията, която трябва да се съхрани... От използването на електронната поща до видеоконференциите, от конферентните системи до електронния обмен на данни, в бизнеса трябва да се съобразяваме с изискванията, които налагат съвременните елекронни средства за делово общуване. Сред най-важните от тях при работа с e-mail-ите са:

* бързата реакция, която изисква получаването на електронната поща - неписаното правило гласи, че трябва да отговорим на получения e-mail в рамките на десет минути, а не когато имаме време в близките няколко дни.
* задължителното обозначаване на темата или въпроса, с които изпращаме съобщението - нека посочим за какво става дума в прозорчето subject, особено, когато изпращаме спешно запитване за оферти, срокове и при потвърждаване на срещи.
* преценката до колко трябва да ни притискат бързо да "върнем" отговор или договор, когато става дума за пари или оферта - бързината на електронното общуване не означава необоснована бързина при взимането на решение в бизнеса
* обмислянето на e-mail-ите, които спонтанно изпращаме ефектирани от нечия служебна грешка или гаф и които няма как да "върнем" със закъсняло извинение.
* изпращането на лична информация, оценки или коментари до по-голям брой "накачени" адреси, без да съобразим степента на фирмената или индивидуалната тайна и конфеденциалност на информацията.
* веднъж изпратено неточно електронното писмо - по грешка или случайно, не може да се върне обратно и трудно ще намерим извинение и обяснение за некоректно изтекла информация до чужди партньори или непознати хора.
Това, което обикновено най-много дразни в тази бизнес кореспонденция е изпращането на служебни електронни адреси на занимателни файлове, игриви закачки и тиражирани празнични пожелания, без да сме убедени, че колегата или служителят отсреща има желание да ги получава и чете и то на служебния си компютър.

д-р Соня Алексиева, PR консултант

Във всеки подарък има послание

Когато малката българска група бизнесмени започва да отваря шумно малките красиво опаковани подаръчета, поставени пред всеки на официалната вечеря, японските партньори около тях дискретно се споглеждат. След окончателното разкъсване на хартиите, гостите започват да коментират на висок глас красивите бизнес комплекти с логото на компанията и някои от тях по български маниер сърдечно потупват по гърба японците, които седят до тях. Те бързо се отдръпват и си разменят все по-недоброжелателни погледи... Всеки, който не е запознат с протокола и не разбира езика на цветята, на комплиментите и на цветовете, е застрашен да направи недопустими гафове в бизнес комуникациите. В далечна Азия се избягват физическия допир по време на преговори, срещи, вечери и т.н. В Япония, за разлика от България, не е прието да се отварят публично получените подаръци. В Германия е фатален пропуск да сте забравили визитните си картички или да питате при първо запознаване за семейството на непознатия ви бизнес партньор. В Индия известните гирлянди от листа на роза трябва по възможност да са розови, а не бели или червени или от невени. В Япония бялото е цветът на траура, за разлика от Европа... Част от големия свят на деловото общуване са не само познанията за бизнес кореспонденцията, общуването и обличането. Посланията на подаръците и вниманието към партньорите или колегите са най-точния сигнал за нашето уважение и отношение към тях в бизнеса. Не случайно е прието да подаряваме класическите наложени подаръци - фирмени сувенири, писалки, запалки, бележници, албуми, комплекти за бюро, луксозни календари и др. Красивият букет - задължителен за дамите е част от подаръка. Едно от приетите правила гласи, че на мъж цвете се подарява само веднъж, само едно и само за рожден ден. Разбира се, ако искаме да зарадваме или изненадаме наш колега, дългогодишен клиент, близък партньор в бизнеса е по-лесно. Вече знаем неговите вкусове и слабости, а можем предварително дискретно да разберем какво би му харесало. Всички ние обичаме да ни изненадват, да "разчитаме" специалното послание за нашия празничен повод, което е вложено в подаръка.

Достатъчно е да знаем още, че:
* не е важна паричната стойност на подаръка, а неговият подходящ избор и оригиналност, които ще бъдат оценени;
* важен е не само подаръка, а поздравленията и опаковката му;
* прието е винаги да има надписана на ръка картичка, в която заедно с пожеланията написваме и името на фирмата или лицето, които го поднасят;
* многозначителните и шеговитите подаръци трябва да бъдат съобразени с тези, на които ги поднасяме - просто има хора без чувство за хумор;
* обемните като бюро пакети и многократно напъхания в кутии подарък не са подходящи, ако празника или коктейла е в малък офис или в апартамент;
* изскачащо от торта момиче по бански за една нощ е сполучлив подарък само, ако шефът ви ще запази самообладание, а също и съпругата му;
* абсурдно е да подаряваме сувенир или плюшена играчка, с която правим някакви намеци за умствените или физически качества на колегите - не всички хора могат да бъдат едновременно умни, красиви и стройни;
* никога не трябва да оставяме анонимен подарък без поздрав или визитна картичка на пропуск или на секретарка, защото е прието при първа възможност да благодарим за вниманието, а не да се чудим от кой е подаръка;
* винаги преди да поднесем подарък на чужденци трябва да се допитаме до протокола на кампанията или до запознати с между културните различия специалисти за съвет - в противен случай рискуваме не само да обидим бизнес партньорите си, но и самите ние да изпаднем в неудобно положение.

д-р Соня Алексиева, PR консултант


  

Назад

НАЧАЛО
 
© 2005 BUSINESS Vratza. All Rights Reserved.
Техническа реализация и уебхостинг: DREAMmedia.org
  
Валутни курсове
Фиксинг 23.12.2009
  USD  1.370010
  EUR  1.955830
  CHF  1.313080
  GBP  2.186020
Времето
23.12.2009 г.
  Враца h:6° Частична облачност
24.12.2009 г.
  Враца :11° Частична облачност